Порядок оформления на работу

В процессе оформления нового сотрудников на работу есть «или» и «если», которые стоит учитывать. Каждый шаг — не формальность: когда нужен медосмотр, какие документы вправе требовать работодатель, куда и в какие сроки отправлять сведения.

В этой статье разберемся: что, в какой последовательности и зачем делать, чтобы процесс был понятным, без лишней теории, но с опорой на закон. Сохраняйте в закладках и используйте в работе.

Содержание

Шаг 1. Проверяем, нужен ли медосмотр

Некоторым категориям работников, с целью определить, соответствует ли состояние здоровья кандидата поручаемой работе, и предупредить профессиональные заболевания, требуется прохождение обязательного медицинского осмотра при приеме на работу: ст. 220 ТК РФ и Приказ Минздрава России №29н. Обязательный медосмотр требуется, например, для:

водителей;
работников пищевой промышленности и торговли;
сотрудников медицинских и детских учреждений;
работников с вредными и (или) опасными условиями труда.

📌 Полный перечень утвержден Минздравом. А у отдельных работодателей могут вводиться дополнительные условия и показания к проведению обязательных медосмотров.

👉 Законодательство РФ (ст. 220 ТК РФ) позволяет органам местного самоуправления по своему решению и при соблюдении процедуры согласования с Роспотребнадзором и трехсторонними комиссиями (профсоюзы + правительство + объединение работодателей) вводить дополнительные условия и показания к проведению обязательных медосмотров для отдельных работодателей. Такие условия определяются на местном уровне, исходя из актуальных потребностей, например, особенности местной промышленности, эпидемиологическая обстановка и т. п.

Для уточнения конкретных оснований и порядка введения дополнительных требований следует обращаться:

в территориальный орган Роспотребнадзора;
региональную/территориальную трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений;
в органы местного самоуправления соответствующего муниципального округа.

📌 Важно помнить:

медосмотр проводится по направлению и за счет работодателя;
работодатель обязан выдать направление на медосмотр на бланке (не устное), где указываются факторы, по которым нужно обследовать работника;
если сотрудник прошел медосмотр за свой счет — расходы нужно возместить;
запрещено требовать прохождение медосмотров в случаях, не предусмотренных законодательством.

❗Ошибка — отправить кандидата на медосмотр уже после подписания договора. Это очень большой риск. Частью 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ предусмотрены штрафы 110 000—130 000 рублей для юрлиц, 15 000—25 000 рублей для должностных лиц. Штрафовать будут и юрлицо, и должностное. То есть ООО «Нарушитель» получит штраф от 110 000 и директор этого общества будет оштрафован на сумму от 15 000 = от 125 000 до 155 000 рублей.

Шаг 2. Принимаем документы от сотрудника

Работник предъявляет, а не сдает документы — это важная формулировка: ст. 65 ТК РФ. Обязательный минимум указан в таблице.

№	Документ	Комментарий
1	Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность	Если по какой-то причине паспорта нет (например, документ находится на оформлении по утрате или замене), то подойдет временное удостоверение личности, которое выдается отделением МВД в день обращения.
2	Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые	Для тех, кто впервые устраивается на работу, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде. Электронную трудовую книжку (ЭТК) оформляет работодатель. У работников со стажем по трудовому договору может быть ЭТК и (или) бумажная версия. Получить сведения из ЭТК можно у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, СФР или через портал Госуслуг. Важно: при использовании ЭТК, бумажная трудовая не теряет значимость. Это источник сведений о стаже до 2020 г. Даже при ЭТК работодатель вправе попросить бумажную трудовую для подтверждения стажа до 2020 г.
3	Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа	СНИЛС
4	Документы воинского учета	Для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Военный билет или Приписное свидетельство. Если военного билета по какой-то причине нет, то справку из военкомата о состоянии на воинском учете. Отсутствие военного билета или справки из военкомата не является основанием для отказа в приеме на работу.
5	Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний	Если работа требует специальных знаний (подготовки). Школьный аттестат не нужен.
6	Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям	При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии со ст. 220 ТК РФ или иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.
7	Справка о привлечении к административной ответственности за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ.	При поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.
8	Личная медицинская книжка	Форма и порядок ведения утверждены приказом Минздрава от 18.02.2022 № 90н. Требуется, например, для работ в пищевой промышленности, коммунально-бытовом обслуживании, сельском хозяйстве, торговле, общепите и т.п.

👉 Заявление о приеме на работу не обязательно, исключение — подземные работы. Но если используется, то пишется в свободной форме. Либо по форме установленной и закрепленной в соответствующем ЛНА вашей организации.

В отдельных случаях с учетом специфики работы, положениями ТК РФ, иными ФЗ, указами Президента РФ и постановлениями Правительства может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов при заключении трудового договора.

Например, законом о государственной гражданской службе установлено, что при поступлении на гражданскую службу гражданин предъявляет, помимо указанных документов, свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ, а также сведения о доходах, об имуществе, обязательствах имущественного характера (ч. 2 ст. 26).

👉 Запрещено требовать документы сверх перечня — ч. 3 ст. 65 ТК РФ.

Шаг 3. Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА)

Ознакомить работника с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, нужно до подписания трудового договора под подпись:

Положение о защите персональных данных работников.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Должностная инструкция при ее наличии. А если такой инструкции нет, то трудовые обязанности должны быть прописаны в трудовом договоре.
Положение об оплате труда и премировании (если такой раздел не включен в ПВТР).
Коллективный договор (если он есть, иметь коллективный договор работодатель не обязан).

👉 Это обязанность работодателя по закону — ст. 22, ст.68 ТК РФ.

Шаг 4. Заключаем трудовой договор

Трудовой договор, не оформленный письменно, считается заключенным, если сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении сотрудника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе.

Обязательны для включения в трудовой договор следующие сведения:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (ФИО работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
идентификационный номер налогоплательщика (только для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.

Обязательные условия:

место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;
условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты;
режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя);
гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
условия, определяющие характер работы;
условия труда на рабочем месте;
условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными ФЗ.

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством

В отдельной статье мы подробно разобрали, что должно быть и как правильно оформить трудовой договор при приеме сотрудника.

Шаг 5. Приказ о приеме на работу

Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Если, например, в трудовом договоре нет условия об испытательном сроке, а в приказе есть, то работник принят без испытательного срока.

Если приказ издается, то рекомендуется ознакомить работника с этим документом в трехдневный срок со дня фактического начала работы под подпись. Сроки нужно закрепить в ЛНА. Обязательной формы приказа нет. Можно использовать унифицированную форму № Т-1 или разработать свою. Главное, чтобы были все необходимые реквизиты первичного документа. Если разработана своя форма документа, нужно издать приказ об утверждении такой формы.

Шаг 6. Проводим вводные инструктажи

Вводные инструктажи проводятся после оформления, но до начала самостоятельной работы.

Инструктаж по охране труда:

проводится для каждого сотрудника, поступающего на работу;
проводит специалист по охране труда или работник, на которого приказом работодателя возложены эти обязанности;
проводится по программе, разработанной на основании законодательных и иных нормативных правовых актов РФ с учетом специфики деятельности организации и утвержденной в установленном порядке работодателем (или уполномоченным им лицом);
фиксируется в специальном журнале с указанием даты проведения, ФИО, даты рождения, профессии, наименования структурного подразделения, в которое принят работник, ФИО инструктирующего и подписей инструктора и инструктируемого.

Инструктаж по пожарной безопасности:

проводится для каждого нового сотрудника;
проводит сотрудник, прошедший обучение по программам в области Пожарной безопасности, либо имеющий профильное среднее профессиональное или высшее образование. Это может быть и сам руководитель, ответственный за пожарную безопасность в организации. Можно привлекать сторонних экспертов по договору ГПХ;
проводится по программе, разработанной назначенным в установленном порядке лицом, ответственным за пожарную безопасность в организации и утвержденной работодателем или уполномоченным им лицом;
фиксируется в журнале учета противопожарных инструктажей.

👉 Ошибки: непроведение инструктажей; сбор подписей без инструктажа; отсутствие подписей; дата проведения инструктажа позже даты приема на работу.

Штрафы (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

за отсутствие инструктажа 110 000–130 000 рублей для юрлиц; 15 000–25 000 рублей для должностных лиц. Штрафовать будут и юрлицо, и должностное. То есть ООО «Нарушитель» получит штраф от 110 000 рублей, и директор этого Общества будет оштрафован от 15 000 рублей = от 125 000 до 155 000 рублей.
при сборе подписей без проведения инструктажа — проблемы начнутся после жалобы работника, если работодатель не докажет обратное.
при проведении инструктажа позже даты приема — работодателю при проверке придется как-то очень убедительно доказывать, что работник был принят, но до проведения вводного инструктажа не работал, иначе — штраф.

Шаг 7. Уведомляем СФР

Уведомление подается не позднее следующего рабочего дня после оформления трудового договора. А если дата выпадает на выходной или праздник, срок переносится на следующий день:

титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
только в электронном виде обязаны сдавать работодатели, у которых число сотрудников более 10 человек;
если сотрудников меньше, отчет можно подать электронно или на бумаге.

👉 За нарушение сроков или непредставление документов предусмотрены штрафы:

должностному лицу — 300–500 рублей, организации — 500 рублей за каждого сотрудника, по которому не подано уведомление;
если сдать отчет на бумаге, имея более 10 сотрудников — штраф 1.000 рублей.

Шаг 8. Уведомляем военкомат

Уведомление подается в течение 5 календарных дней со дня приема сотрудника на работу:

По форме из постановления Правительства от 27.11.2006 № 719.
В военный комиссариат по месту регистрации, если сотрудник живет в вашем городе.
В военный комиссариат по месту фактического проживания, если сотрудник зарегистрирован в другом городе. Обязательно предупредите о необходимости постановки на учет в военкомате по месту фактического проживания.
В бумажной форме. Нарочно с получением отметки о приеме на вашем экземпляре или заказным письмом с описью и уведомлением о вручении с сохранением почтовых документов.
В электронном формате только через региональные порталы, если такие доступны.

Если сотрудник не предоставил военный билет, в течение 3 рабочих дней нужно уведомить военкомат о выявлении гражданина, который не состоит на воинском учете, хотя обязан состоять. Одновременно с этим нужно вручить сотруднику направление в военкомат для постановки на воинский учет. Форма уведомления регламентирована приказом Минобороны, МВД и ФМС от 10.09.2007 № 366/789/197 (письмо Минобороны от 01.03.2019 № 315/4/1023).

👉 За нарушение сроков или непредставление сведений также предусмотрены штрафы для должностных лиц в соответствии со ст. 21.4 КоАП РФ — 40 000–50 000 рублей. Штрафовать будут только руководителя или ответственного за ведение воинского учета. Срок давности привлечения к ответственности за то, что не уведомите военкомат о приеме или увольнении военнообязанного — три года. Поэтому лучше направить форму с опозданием, чтобы смягчить ответственность за нарушение (ч. 1 ст. 4.5 КоАП).

Шаг 9. Уведомляем МВД о приеме иностранца

Независимо от того, есть у него виза или нет, живет он в России временно или постоянно. Уведомление подается в главное управление по вопросам миграции МВД по месту работы сотрудника. Адрес можно узнать на официальном сайте МВД.

Форма уведомления утверждена Приказом МВД от 30.07.2020 №536.
В течение 3 дней с даты заключения трудового договора.
Лично в территориальный отдел МВД с получением справки о получении.
Заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.
Через сервис «Уведомление по трудовым мигрантам» на портале Госуслуги с усиленной электронной подписью.

👉 Если вы принимаете на работу иностранца с патентом, который действует в двух регионах, нужно уведомлять МВД в обоих.

👉 Штраф за каждого сотрудника, принятого с нарушением:

для должностных лиц — 30 000–50 000 рублей;
для организаций — 400 000–800 000 рублей или приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.

Для работодателей Москвы и Санкт-Петербурга, Московской и Ленинградской областей предусмотрены повышенные размеры штрафов.

Шаг 10. Запись в трудовую книжку

Запись о приеме на работу:

вносится не ранее 5 рабочих дней после заключения трудового договора (ст. 66 ТК РФ);
на основании приказа, а если его не издавали, то на основании трудового договора.

👉 Если для сотрудника это первое место работы или раньше он не оформлял трудовых отношений, то ЭТК сформируется автоматически после передачи сведений в СФР.

Оформление приема на работу — зона профессиональной ответственности кадровой службы. Здесь важны аккуратность, последовательность и внимание к деталям: ошибки редко заметны сразу, но почти всегда имеют последствия. Когда процесс выстроен по шагам и опирается на требования закона, он становится управляемым и предсказуемым.

Сохраняйте страницу и используйте как чек-лист при приеме на работу каждого нового сотрудника.