Рабочее время — универсальный измеритель, применяемый при характеристике количества и качества труда, его эффективности. К учету рабочего времени принимаются периоды, в течение которых работник в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) организации и условиями трудового договора должен исполнять свои обязанности. Иные периоды, в течение которых сотрудник не работал, но они в соответствии с законами и другими НПА включаются в рабочее время. Например, специальные перерывы для обогревания и отдыха, предоставляемые работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях. А также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах (ст. 109 ТК РФ). Или дополнительные перерывы для кормления ребенка, предоставляемые работающим женщинам, у которых есть дети в возрасте до полутора лет. Такие перерывы предоставляются не реже, чем через каждые три часа непрерывной работы. А их продолжительность не менее 30 минут каждый (ст. 258 ТК РФ).
Формы организации рабочего времени
Каждая компания выстраивает режим рабочего времени так, чтобы он соответствовал ее задачам. Форма организации рабочего времени определяет порядок работы, распределение смен, время начала и окончания рабочего дня, перерывы и распределяет нормы рабочего времени сотрудника в течение определенного периода (суток, недели, месяца).
Полный рабочий день. При таком формате человек проводит на работе весь установленный законом промежуток времени. Сотрудник выполняет всю установленную законом или трудовым соглашением норму. Его используют, если рабочий процесс нельзя остановить и требуется постоянное личное участие сотрудника. В ст. 91 ТК РФ прямо указано, что нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. При стандартной пятидневной рабочей неделе это обычно по 8 часов в день. А если предприятие использует шестидневку, длительность каждого дня сокращается, чтобы суммарная нагрузка оставалась в пределах нормы. Обеденный перерыв в это время не входит.
Неполный рабочий день (рабочая неделя) — это сокращенный период работы по соглашению между работником и работодателем. Помогает удержать опытных работников, которые по разным причинам не могут трудиться полный рабочий день. Зарплату рассчитывают пропорционально отработанному времени. При этом отпуск, стаж и другие трудовые права сохраняются.
Сменный график устанавливается, когда длительность производственного процесса превышает допустимую длительность ежедневной работы. Работа ведется в несколько смен (две, три, четыре и т. д.). Количество смен зависит от характера деятельности: на непрерывных производствах, в медучреждениях, на транспортных узлах и т. п. С обязательным составлением графиков сменности, в которых указывают время начала и окончания работы, перерывы и другие необходимые параметры, необходимые вам в соответствии со спецификой работы организации.
Режим гибкого рабочего времени — начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяются по соглашению сторон. Сотрудник самостоятельно выстраивает свой рабочий день в согласованных пределах, а руководитель контролирует результат, а не время нахождения на рабочем месте.
Скользящий график работы — выходные дни сотрудников не совпадают с традиционными субботой и воскресеньем, а приходятся на разные дни недели. Например, сутки через трое, два на два и т. д.
Ненормированный рабочий день — режим, при котором работник может эпизодически превышать нормальную продолжительность рабочего дня.
Удаленный режим или дистанционная работа — сотрудник работает не в офисе, а из дома, коворкинга или другого места, используя интернет или другие технологии связи. Требует доверия и дисциплины. При правильной организации дает ту же эффективность, что и работа в офисе.
Виды рабочего времени
Виды рабочего времени определяют, сколько сотрудник может работать по закону и в каких случаях продолжительность работы должна быть уменьшена. От этого зависит и порядок учета рабочего времени, который влияет на оплату труда. Выделяют несколько видов:
Нормальное рабочее время — продолжительность не может превышать 40 часов в неделю. Называется нормальной потому, что такая продолжительность рабочего времени распространяется на сотрудников всех организаций независимо от их организационно-правовых форм и формы собственности. Исключение составляют категории работников, для которых законодательством предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени. Если человеку нужно задержаться на работе, переработку соответственно оформляют и оплачивают.
Сокращенная продолжительность рабочего времени (меньше 40 часов в неделю) — законодательно предусматривается для определенных категорий работников для защиты от неблагоприятных факторов, связанных с трудовой деятельностью: несовершеннолетние, инвалиды, работники во вредных или опасных условиях труда, медработники, педагоги, женщины, работающие в сельской местности, в районах Крайнего Севера. Оплата труда при этом сохраняется в полном объеме.
И нормальная, и сокращенная продолжительность рабочего времени по своей сути являются видами полного рабочего времени. В течение которого работник отрабатывает установленную законом норму.
Неполное рабочее время — устанавливается по соглашению между работником и работодателем. Но есть случаи, когда работодатель обязан установить работнику неполное рабочее время. В соответствии со ст. 93 ТК РФ, сделать это он должен:
- по просьбе беременной работницы;
- по просьбе одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до 14 лет;
- по просьбе одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- по просьбе работника, который ухаживает за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном порядке.
В таких случаях неполное рабочее время устанавливается на обозначенный работником срок. Но не более чем на период наличия обстоятельств, которые являются основанием для обязательного установления такого режима.
Способы учета рабочего времени
Важно не просто знать, кто находится на рабочем месте, а видеть, когда человек начал работу, сколько времени потратил на выполнение задач и во сколько закончил смену. Для этих целей используется несколько способов учета:
Системы учета времени работы на компьютере. Программное обеспечение позволяет контролировать сотрудников, которые работают на компьютере, в том числе удаленщиков. Руководство может не только следить за отработанными часами, но и оценивать эффективность персонала. Например, большинство программ может автоматически отмечать:
- когда человек включил компьютер;
- какие приложения открывал;
- сколько времени проводил за задачами.
Эти данные превращаются в отчеты, по которым видно, насколько рационально использован рабочий день. Например, можно понять, сколько рабочего времени ушло на подготовку отчета или обработку заказов. Учет помогает скорректировать нагрузку на персонал.
Данные сохраняются в электронном виде и доступны в любой момент. При правильной настройке система учета не вмешивается в личное пространство и не мешает работе. Она просто фиксирует действия и дает объективную картину.
Системы электронного контроля доступа. СКУД ставят, если нужно точно знать, когда сотрудник пришел на работу и покинул рабочее место. На входе устанавливают турникеты или двери с пропуском, а каждому сотруднику выдают карту, брелок или пропуск с индивидуальным кодом. При проходе устройство считывает данные и передает их в программу. В этот момент в системе фиксируется время входа. Когда человек уходит, данные о выходе тоже сохраняются.
Иногда вместо карт используют отпечаток пальца, скан лица или код на телефоне. Все отметки автоматически попадают в электронную базу, где формируются отчеты. Руководитель может открыть систему и увидеть, кто уже на месте, а кто опоздал.
Электронный контроль помогает не только следить за присутствием, но и защищает территорию предприятия. Посторонние не смогут попасть внутрь без разрешения. В крупных компаниях система соединяется с программой учета рабочего времени сотрудников, поэтому данные о проходах автоматически отражаются в табеле.
Фотография рабочего дня. Этот метод учета основан на наблюдении за тем, что именно делает сотрудник на работе в течение дня. Специалист фиксирует каждое действие, отмечает его продолжительность и последовательность. После завершения дня все записи анализируют. По ним видно, сколько времени уходит на основную работу, а сколько тратится на подготовку, ожидание или разговоры.
Анализ времени по фото помогает найти слабые места. Если человек часто отвлекается или вынужден ждать материалы, можно изменить организацию работы и убрать факторы, которые снижают производительность.
Иногда с помощью учета выясняется, что сотрудник перегружен или выполняет чужие задачи. Тогда руководитель может перераспределить обязанности и улучшить условия.
Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы фиксирует все сведения о рабочем времени каждого конкретного работника. Включая фактически отработанные или не отработанные дневные, ночные часы, работу в выходные, нерабочие праздничные дни, сверхурочные часы работы, часы сокращения работы против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством. А также времени отпуска, больничного или командировки, переработок или, наоборот, недоработок, простоев, фиксации данных о прогулах, опозданиях и прочих нарушениях трудовой дисциплины. Все эти сведения отражаются в табеле учета рабочего времени. Затем их используют для:
- расчета заработной платы, среднего заработка для оплаты отпуска или командировки и т. п.;
- контроля за соблюдением трудовой дисциплины;
- контроля налогов и страховых взносов с заработной платы и других обязательных платежей, например, проверяют, правильно ли определены базы по страховым взносам и НДФЛ, а также расходов на оплату труда;
- подготовки статистической отчетности по труду, например, форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» практически полностью составляется по данным табеля;
- расчета численности штатных сотрудников для отчетов в налоговую и СФР.
Кроме того, запросить табели могут:
- Государственная инспекция труда (ГИТ), Социальный фонд России (СФР) и Федеральная налоговая служба (ФНС). Чтобы проверить, правильно ли вы рассчитываете зарплату и страховые взносы.
- Суд для объективного рассмотрения трудовых споров, как важное доказательство о правильности расчета и начисления заработной платы, о применении мер дисциплинарного воздействия за прогулы и т.д.
Способы учета рабочего времени
Учет можно организовать по-разному — в зависимости от режима работы и особенностей производства. Главное, чтобы работодатель мог определить фактически отработанное время каждого сотрудника и сопоставить его с установленной нормой. Учет рабочего времени может быть:
- Ежедневным (поденным). Применяется при равной продолжительности ежедневной работы.
- Еженедельным. Применяется, когда закон нормирует только продолжительность рабочей недели (пятидневной или шестидневной), а продолжительность ежедневной работы (смены) устанавливается графиком в пределах недельной нормы.
- Суммированным (с тем чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала нормального количества рабочих часов. Применяется в тех случаях, когда ежедневная или еженедельная продолжительность рабочей недели по условиям производства не может быть соблюдена.
Во всех случаях работодатель учитывает фактически отработанное время за каждый рабочий день.
Кто должен вести табель учета рабочего времени
Законом не определено, кто конкретно должен вести табель учета рабочего времени. Установлена только обязанность работодателя вести учет фактически отработанного времени каждым работником (ч. 4 ст.91 ТК РФ). Работодатель сам определяет, кому поручить эту работу, и кто будет отвечать за достоверность внесенных данных.
Возможны разные варианты, с учетом численности и количества структурных подразделений. В небольших компаниях эту задачу обычно выполняет кадровик. В организациях крупнее, где предусмотрено деление на структурные подразделения, табели могут оформляться отдельно для каждого подразделения, и в каждом из них назначается ответственный сотрудник.
Логично, если табель ведет тот, кто несет ответственность за работу структурного подразделения и его работников. Например, непосредственный руководитель структурного подразделения или его заместитель. На строительных участках — производитель работ либо мастер участка. В производственных цехах обычно табель ведет экономист цеха, мастер участка или бригадир. На крупных предприятиях в составе отдела кадров либо даже каждого структурного подразделения, для учета рабочего времени предусмотрена отдельная должность — табельщик.
В любом случае в готовом табеле перед передачей его в отдел кадров для сверки с графиками работ и приказами ставится подпись руководителя структурного подразделения. Кадровик или бухгалтер сверяют данные, указанные в сданных на проверку табелях с имеющейся у них информацией об отклонениях от установленных графиков работы по каждому работнику (количество отработанных часов, причины неявок: прогул, отпуск, болезнь и прочее). После сверки готовый табель утверждается руководителем организации.
Если обязанность вести табель учета рабочего времени закреплена в трудовом договоре работника, в должностной инструкции или другом ЛНА организации, то приказ о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени издавать не обязательно. В ином случае рекомендую издать приказ о назначении ответственного за ведение и своевременное предоставление табеля учета рабочего времени в отдел кадров или в бухгалтерию и ознакомить с ним ответственных сотрудников под подпись.
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 утверждены две формы табеля:
- №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» для заполнения вручную.
- № Т-13 «Табель учета рабочего времени» для автоматизированного учета.
Скачать табели учета рабочего времени
Коммерческая организация может выбрать один из унифицированных бланков или разработать свой. На практике берут за основу унифицированную форму, дополняют ее нужными графами, утверждают и используют. Но важно проследить, чтобы она содержала всю необходимую информацию.
Как вести учет рабочего времени
Работодатель может выбрать удобный способ фиксации рабочего времени с учетом особенностей работы компании. Главное — обеспечить достоверный учет явок, неявок и фактически отработанных часов:
- Методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, фиксируя все отработанные сотрудниками часы, дни и смены.
- Путем регистрации отклонений, регистрируя только неявки, простои, опоздания, прогулы, периоды временной нетрудоспособности и т. д.
Информация об отработанном и неотработанном времени отражается в табеле в виде буквенного или цифрового кода. Эти коды приведены на титульном листе формы Т-12. Но если вы ведете табель по форме Т-13, то вам нужно использовать эти же коды.
Вы можете дополнить перечень условных обозначений собственными, удобными вам кодами. Во избежание разногласий, разночтений, утвердите их приказом руководителя или закрепите в ЛНА. Хотя закон этого не требует. Главное — достоверно зафиксировать отработанное время.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о режиме неполного рабочего дня, о сверхурочном времени и других отступлениях от нормального режима работы могут быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом: приказов, листков временной нетрудоспособности, справок и т. п. Эти подтверждающие документы запросят проверяющие органы при проверке табелей.
Если причина отсутствия работника неизвестна, то применяйте код «НН» или «30» — неявки по невыясненным причинам. Когда сотрудник появится на работе, и у вас будут соответствующие документы, внесите исправления в табель.
Особенности учета при различных режимах работы
Общие правила учета сохраняются, но при отдельных режимах работы появляются свои особенности.
Ненормированный рабочий день
Если сотруднику установлен ненормированный рабочий день (ст.101 ТК РФ), тогда переработки дополнительно не оплачиваются. Но вести учет часов, отработанных по нормативу и сверх него, компания обязана. Специального кода для этого нет. Работодатель может утвердить его самостоятельно. Например, если человек работал 9 часов, из которых 8 — по нормативу и 1 час сверх нормы, нужно поставить код «Я/НР». И обозначить количество часов: 8/1.
Гибкий график
При гибком графике сотрудник по договоренности с работодателем может приходить и уходить позже или раньше. Главное, чтобы общее количество часов укладывалось в норматив (ст. 102 ТК РФ). В табеле фиксируются часы, фактически отработанные в тот или иной день.
Вахтовый метод
Здесь применяют суммированный учет рабочего времени. Особенность в том, что есть обозначение только для продолжительности работы вахтовым методом, но нет унифицированных кодов для междувахтового отдыха, времени в пути и для дополнительных дней отдыха, которые дают в связи с переработками. Эти коды работодателю нужно разработать и утвердить самостоятельно.
Дистанционная (удаленная) работа
Согласно разъяснениям Роструда, табель учета рабочего времени для дистанционных работников ведется в том же порядке, что и для сотрудников, работающих в офисе.
В табеле обычно ставят код «Я» или «01» и указывают установленную норму часов (8 — при стандартной рабочей неделе, если работник самостоятельно устанавливает себе график). Или отражают фактическое количество отработанных часов по графику, указанному в договоре, если график устанавливает работодатель.
Возможные ошибки при заполнении табеля
Ошибки в табеле — это не просто техническая недоработка в кадровом учете. Из-за неверных данных могут неправильно рассчитать зарплату и другие выплаты, исказить отчетность, а это грозит налоговыми и страховыми рисками. Кроме того, такие ошибки могут стать причиной трудовых споров и повысить риски при проверках контролирующих органов.
Несвоевременное внесение данных
Никаких проблем не возникнет, если ответственный за ведение табеля, назначенный в установленном порядке, будет делать отметки в документе ежедневно, по окончании рабочего дня, исходя из сведений, которыми располагает. При отсутствии работника по неизвестной причине просто ставится код «НН». Если впоследствии появляется новая информация, вносят корректировку.
Бывает, табельщик делает отметки с опозданием, ссылаясь на отсутствие данных. Например, об отсутствии работника. Либо рассеянность или забывчивость. Но такие ошибки табельщика легко исправить именно изданием приказа о его ответственности за ведение табеля с подписью об ознакомлении.
Из-за подобной ошибки бухгалтерия может неверно рассчитать зарплату. Ошибиться могут в любую сторону. И если за неучтенные часы можно доначислить зарплату, то переплаченные суммы вернуть уже проблематично.
Неправильное применение кодов
Неверно указанные коды могут привести к неправильному начислению зарплаты.
Если работник, для которого введен суммированный учет рабочего времени, по графику работал в праздничный день, а в табеле отметили это кодом «Я» (или 01), то есть не зафиксировали работу в выходной. Из-за этого сотрудник лишился повышенной оплаты труда, положенной ему согласно статье 153 ТК РФ.
Рабочая смена при скользящем графике, выпавшая на субботу или воскресенье, в табеле отмечается как обычный рабочий день — кодом «Я» (01); на нерабочий праздничный день – кодом «РВ» или 03.
Ошибки в расчетах
Могут привести к ошибкам при заполнении итоговых граф. В результате сумма зарплаты будет посчитана неправильно.
Отсутствие подписей
Табель, как и в любой другой первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты. Они перечислены в Законе о бухучете. Один из таких реквизитов — это подписи лиц, ответственных за оформление операции (п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Значит, отсутствие подписей делает табель недействительным.
Если в организации введен кадровый электронный документооборот (ЭДО), табель Т-13 подписывается электронной подписью.
Как исправить ошибки в табеле
Законодательство не содержит порядка внесения исправлений в табель учета рабочего времени. На практике, как правило, используется один из вариантов:
- Вносятся исправления в первоначальный табель. Работник, ответственный за ведение табеля, зачеркивает неверно указанную информацию, вносит актуальную, указывает свои Ф.И.О. и подпись, дату внесения исправлений.
- Оформляется корректирующий табель учета рабочего времени. В форме табеля, в котором будут указаны верные данные, ставится отметка о том, что этот табель корректирующий.
Передача табеля в бухгалтерию
Логично сдавать табель в бухгалтерию два раза в месяц — отдельно за первую половину месяца и за вторую. Потому что согласно статье 136 ТК РФ зарплату нужно выплачивать не реже, чем каждые полмесяца, а для корректного начисления обеих выплат нужны данные за соответствующие периоды. Но жесткого единого правила об этом в законе нет, а унифицированные формы рассчитаны на месяц. Поэтому продумайте график под свои даты выплат, зафиксируйте его во внутренних документах компании. А также убедитесь, что и в документах ответственного сотрудника эта обязанность прописана.
Хранение табелей учета рабочего времени
Чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, заполненный табель надо распечатать и подписать. В документе должны расписаться сотрудник, ответственный за ведение табеля, руководитель структурного подразделения и кадровик. Ставить печать организации не обязательно. Если введен кадровый ЭДО, распечатывать электронный табель не нужно.
Распечатанный и подписанный табель можно хранить в бухгалтерии, в кадровой службе, либо у руководителя. Нужно определить работника, ответственного за сохранность документа. Если у организации есть архив (собственный или по договору), по окончании года табель можно сдать в этот архив.
Общий срок хранения форм № Т-12 и № Т-13 составляет пять лет. Исключение — табели, содержащие сведения о сотрудниках, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Такие документы нужно хранить 50 лет (пункт 402 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержден приказом Росархива от 20.12.19 №236).
Ответственность работодателя за нарушения в учете рабочего времени
Нарушением считаются отсутствие документа об учете или неправильные отметки. Контроль осуществляет ГИТ. Проверка проводится планово или по жалобе работника.
За ошибки, обнаруженные трудовыми инспекторами, работодателю грозит административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП:
- Организациям — штраф от 30 000 до 50 000 р. При повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 р.
- Должностным лицам и ИП — штраф от 1 000 до 5 000 р. При повторном нарушении — штраф от 10 000 до 20 000 р., должностное лицо вместо этого могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Если за учет отвечает конкретный сотрудник, работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ).
При злонамеренных действиях, например, при подлоге данных, возможно применение ст. 327, ч. 3 ст. 159 УК РФ.
А если неверное заполнение табеля привело к неправильному расчету зарплаты, а также налогов и взносов с нее, при налоговой проверке компанию могут оштрафовать на основании статьи 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета. Минимальная санкция по этой статье — 10 000 р.
Учет рабочего времени лучше воспринимать как регулярный процесс, а не как задачу, которую нужно закрыть к концу месяца. Если данные в табеле появляются своевременно и подтверждены документами, итоговая проверка проходит значительно спокойнее. Не приходится в последний момент выяснять, почему у сотрудника стоит прогул, откуда взялись лишние часы или почему не отражена работа в выходной.
Это значительно сокращает временные затраты на проверку табелей и начисление зарплаты. А если процесс автоматизирован и отработаны все алгоритмы, то начисление зарплаты занимает буквально несколько минут. К тому же правильное ведение табелей не просто делает процесс понятным, но и экономит ваши нервы. Вполне возможно, что неучтенные данные не удастся восстановить или не получится доказать. А если разбирательство дойдет до проверок контролирующих органов или суда, то это и финансовые, и репутационные потери.
В конечном счете хороший учет — это когда бухгалтер своевременно и в полном объеме получает достоверные данные о фактически отработанном времени.
