Как заполнить штатное расписание в 2026 году: полное пошаговое руководство, бланки и образцы

Штатное расписание — это внутренний организационно-распорядительный документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации. Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количества штатных единиц. А также размеров должностных окладов, надбавок и месячный фонд оплаты труда.

В статье — пошаговое руководство по заполнению штатного расписания в 2026 году. Вы узнаете, как грамотно заполнить каждую графу, где чаще всего допускают ошибки, как оформить двойные должности и вакансии, и что особенно внимательно проверяют контролирующие органы.

Требует ли закон наличие штатного расписания? 

Штатное расписание — обязательный документ для любой организации. Его составляют при открытии компании и вносят в него изменения по мере развития бизнеса.

Прямого указания на обязательность штатного расписания в Трудовом кодексе РФ нет, но закон подтверждает его значимость:

• В статье 15 ТК РФ говорится о трудовых отношениях между работником и работодателем, которые отражаются в том числе в штатном расписании.
• В статье 57 ТК РФ указано, что в трудовом договоре должна быть прописана должность, соответствующая штатному расписанию.
• В пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69) говорится: «Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации».
• В письме Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 прямо указано: «Отсутствие должностей в штатном расписании <…> в отдельных случаях может быть расценено инспекторами Государственной инспекции труда как нарушение, за которое ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена ответственность». 

Зачем нужно правильно заполненное штатное расписание

Правильно составленное штатное расписание — это полезный и удобный рабочий инструмент для HR-специалиста, бухгалтерии и руководства. Он необходим для правильной организации рабочего процесса и управления персоналом, так как:

• Позволяет четко проследить организационную структуру компании — перечень подразделений, должностей и их иерархию. А также выявлять дублирующие функции и на основании этого принимать решения о реорганизации.
• Определяет фонд оплаты труда (ФОТ) — утверждает оклады и надбавки. Помогает спланировать бюджет, рассчитать общую сумму затрат на зарплату сотрудников на определенный период.
• Регламентирует кадровые изменения — добавление или переименование должностей. Только наличие штатного расписания может обосновать необходимость сокращения персонала. Также документ поможет объяснить, почему компания не предоставила новое место уволенному сотруднику, когда нет вакансий.
• Закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество единиц по каждой должности (профессии, специальности). Это позволяет контролировать штат — следить за количеством сотрудников на конкретных должностях и наличием вакантных мест. Это поможет не раздувать штат, без необходимости.
• Оптимизирует рабочие процессы — способствует эффективному использованию трудовых и финансовых ресурсов.
• Является основанием для составления статистических отчетов. Например, в СФР, Росстат. Служит подтверждением расходов на зарплату при проверках налоговой.

Кто и зачем может запросить штатное расписание 

Документ поможет избежать проблем с контролирующими органами и обеспечит прозрачность в трудовых отношениях. Запросить форму Т-3 могут:

• Налоговая инспекция (ИФНС) для подтверждения расходов на оплату труда. 
• Социальный фонд России (СФР) анализирует правильность начисления страховых взносов и при проведении документальных проверок территориальными органами. 
• Трудовая инспекция (ГИТ), суд (при трудовых спорах) — как обоснование законности действий работодателя. 
• Контрагенты могут запросить штатное расписание при заключении договоров подряда, например, чтобы подтвердить наличие у подрядчика рабочей силы, достаточной для выполнения условий контракта.

Важно следить за актуальностью информации, отраженной в штатном расписании, и своевременно вносить изменения.

Кто и по какой форме оформляет штатное расписание

Составлять штатное расписание может любой уполномоченный на это сотрудник: руководитель отдела кадров, главный бухгалтер, экономист и даже юрист. Также возможно создание рабочей группы. Рекомендуется, чтобы обязанность по составлению либо участию в разработке ведению документа была закреплена в должностной инструкции или трудовом договоре ответственного лица. При этом не обязательно упоминать именно штатное расписание. Достаточно указать: «Участвует в разработке ЛНА организации».

Что включать в штатное расписание, а что — нет

В документ вносятся только те должности, на которые принимают сотрудников по трудовому договору.

В штатное расписание не включают исполнителей по договорам гражданско‑правового характера (ГПХ). 

Индивидуальный предприниматель — не наемный работник, поэтому его не отражают в штатной численности. 

Штатное расписание — обезличенный документ. В нем не указывают ФИО сотрудников, даты приема на работу и иные личные данные. Их раскрытие при предоставлении штатного расписания по запросам может расцениваться как разглашение персональных данных. Документ отражает лишь потребность компании в определенных должностях и специалистах. 

А если нужно закрепить, кто и на какой позиции работает — используется штатная расстановка. Это внутренний, необязательный, но очень удобный документ для кадровиков и руководства.

Форма документа: Т-3 или своя?

Законодательно утвержденной формы штатного расписания нет. Можно разработать свой формат документа. Но, как правило, за основу берут унифицированную форму Т-3, которая уже содержит все необходимые реквизиты.

Если вы всё же решите использовать собственный шаблон, убедитесь, что в нём учтены все данные, предусмотренные в части 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». 

До заполнения штатного расписания можно составить структуру организации или схему подчиненности без указания количества штатных единиц и размера зарплаты. Это не обязательно, однако поможет упорядочить структурные подразделения.

Скачать бланки штатного расписания:

• форма Т-3 в Word
• форма Т-3 в Excel

Как заполнить форму Т-3: пошаговое руководство

Форма Т-3 — это таблица, в которую необходимо внести по порядку все данные. Ниже — разбор каждой графы с пояснениями, что указывать и на что обратить внимание. 

Шапка документа

• Код по ОКУД: 0301017 (установлен для штатного расписания).
• Код по ОКПО: присвоенный вашей организации (можно найти в ЕГРЮЛ).
• Наименование организации: полное и/или сокращенное — как в уставе.
• Номер документа / Дата составления.

Графа 1: Наименование структурного подразделения

Структурное подразделение — это выделенный орган управления определенным участком деятельности организации: отдел, служба, цех, участок и т. д. Если подразделений нет — графу можно оставить пустой. 

Имеет смысл создавать подразделения по мере роста компании. Для начала можно совсем не делиться на отделы (имея по 1–2 специалиста в одной области не запрещено, но нецелесообразно формировать отделы). 

С учетом целей и задач бизнеса, по общему смыслу выполняемой работы можно разделиться на:

• Отделы — структурные подразделения, отвечающие за конкретные направления деятельности либо за организационно‑техническое обеспечение. Примеры: Отдел продаж, Отдел управления, Производственный отдел, Административно-хозяйственный отдел. Можно предусмотреть в составе одного структурного подразделения более детальное разделение. Например, на секторы, участки, группы, бюро — которые отвечают за конкретный вид деятельности, требующий узкоспециализированных знаний и навыков. Самостоятельными структурными подразделениями считаются производственные единицы (цеха, участки), или те, которые обслуживают производство (мастерские, лаборатории). 

Отдел выполняет основные операционные задачи.

Следующие по величине:

• Службы — это группы структурных единиц, имеющих родственные цели и задачи. Примеры: Служба управления персоналом = отдел кадров + отдел развития персонала + отдел организации и оплаты труда + другие отделы, связанные с управлением персоналом; Хозяйственная служба, Служба главного инженера и т.п. Либо это подразделение, предназначенное для обеспечения деятельности всех структурных единиц организации. Например, служба безопасности осуществляет физическую, техническую и информационную безопасность всех подразделений. 

Служба обеспечивает поддержку бизнес-процессов компании.

• Департаменты — более крупные подразделения, которые включают несколько отделов или служб и отвечают за определенное направление деятельности предприятия. Пример: Департамент продаж = отдел реализации + отдел маркетинга + отдел рекламы. 
• Управления — уровень выше департамента, связан со стратегическим управлением и административными вопросами. Делегируют рабочие задания другим подразделениям и следят за их выполнением. Могут иметь в своем составе более мелкие подразделения: департаменты, службы, отделы. 
• Филиалы — это структурные подразделения головной организации, а не новые компании.

Названия структурных подразделений компания вправе выбирать самостоятельно: закон не устанавливает ограничений ни в части наименований, ни в отношении классификации, ни по численности сотрудников в каждом из них. 

В штатном расписании подразделения можно указывать в любом порядке. Например, по иерархии (по степени важности или размеру подразделений). 

Разделение на структурные единицы — не обязанность, а инструмент управления.
Создавайте подразделения, когда:

• в одной сфере работает более 2–3 человек;
• нужно распределить ответственность;
• растет нагрузка на руководителя;
• появляется потребность во внутренней иерархии.

До этого этапа можно обойтись без формальных отделов. Особенно если команда компактная и работает в одном направлении.

Графа 2: Код структурного подразделения

Присваивается условный код (например, 01, 02, 03). А если структура сложная, можно использовать коды из нескольких цифр, например, «03» для основного отдела и «03.1», «03.2» для входящих в него. Если структуры нет, графу можно не заполнять.

Графа 3: Должность, специальность, профессия

Пишется точное наименование должности в именительном падеже. Обязательно без сокращений и только на русском языке.

Если работа связана с льготами или компенсациями (например, досрочная пенсия), название должности должно точно соответствовать квалификационным справочникам.

Можно ли указывать двойные должности?

Формально указывать двойные должности не запрещено. Но делать так можно, только если две трудовые функции близки по содержанию, сложности и уровню требуемого профессионализма. Например, бухгалтер-кассир, но не бухгалтер-кадровик, водитель-механик, но не водитель-экспедитор.

А также с учетом полноты выполняемых работ по каждой профессии. Рекомендация:

• бухгалтер с выполнением обязанностей кассира;
• секретарь с выполнением обязанностей делопроизводителя;
• водитель с выполнением обязанностей механика.

Из практики: Если сотрудник в основном выполняет обязанности одной должности, а вторая — лишь дополняет (например, бухгалтер с редкими кассовыми операциями или водитель, проводящий осмотр и мелкий ремонт), лучше указать основную должность — «бухгалтер», «водитель». А дополнительные функции закрепить в должностной инструкции. 

Если должности имеют существенные отличия и предусматривают разные обязанности работника, либо предполагают выполнение существенного или полного объема обязанностей по смежной должности (профессии, специальности), необходимо включить их в штатное расписание раздельно. А работу сотрудника на этих должностях оформить на условиях совмещения или совместительства.

Особое ограничение для водителей: совмещение и совместительство разрешено только на должностях, не связанных с управлением или движением транспортных средств (статья 282 ТК РФ, Постановление Правительства РФ №2349 от 29 декабря 2020). 

Нельзя сдваивать должности, привязанные к тарифным разрядам, и те, по которым установлены льготы. 

Как быть с вакантными и временными позициями?

Пометку о том, что должность временная, сделайте в графе 10 «Примечание». Делайте так, чтобы вам было удобно отслеживать штатное расписание. Например, поставьте отметку «временно», а лучше конкретную дату «до 29.12.2026». А если дату определить невозможно «временно, на период выполнения работ по договору подряда №…».

Если один работник исполняет обязанности другого (временно отсутствующего), то вносить в штатное расписание дополнительную единицу не надо.

Вакантную должность можно включить в штатное расписание, но только если вы готовы ежемесячно сообщать о ней в центр занятости (ст. 53 Федерального закона от 12 декабря 2023 года №565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации»). Непредставление такой информации может повлечь штраф (ст. 13.19 КоАП РФ).
Если позиция не будет замещаться в ближайшее время — проще временно исключить ее из штатного расписания, издав соответствующий приказ.

По той же причине не стоит включать в начале года в штатное расписание должности, замещать которые планируется в будущем. Вносить изменения в штатное расписание можно сколько угодно раз по мере роста и развития бизнеса.

Также учтите, что должность сотрудника в декрете, отпуске, на длительном больничном не считается вакантной.

При создании нового структурного подразделения вводить в штатное расписание должность его руководителя не обязательно, если дополнительный специалист вам не нужен. Отдел может работать и без руководителя и подчиняться напрямую директору. Или по его приказу кому угодно: заместителю, главному инженеру и т. п. 

Можно ли переименовать должность без согласования?

Нет. Переименование должности — это изменение условий трудового договора.
Изменить наименование должности в одностороннем порядке возможно только по причинам, связанным с реорганизацией рабочих процессов или технологических условий труда (ст.74 ТК РФ) без изменения трудовой функции. Для этого необходимо:

1. Письменно уведомить сотрудника не менее чем за 2 месяца.
2. Получить письменное согласие, оформить дополнительное соглашение к основному трудовому договору, приказ о переименовании должности, внести изменения в кадровые документы, отчитаться в СФР о переводе.

В случае отказа работника, предложить ему имеющиеся в организации вакансии. При отказе переводиться на другую работу или отсутствии вакансий возможно расторжение договора по п. 7 ст. 77 ТК РФ по истечении двух месяцев.

Если хотите просто «осовременить» название (например, «секретарь» → «офис-менеджер»), и сотрудник согласен (применяется ст. 72 ТК РФ) то суть та же: уведомить работника, получить письменное согласие, оформить допсоглашение, приказ, изменения в документы, отчет в СФР.

Но будьте осторожны. Иногда компании наделяют сотрудников высокими должностями, например, «начальник отдела» без создания самого отдела. Это может быть связано с желанием мотивировать сотрудника, привлечь кадры с другого места или с отсутствием времени на грамотное построение структуры. Риски такого подхода:

• Возникает дисбаланс: должность есть, а функционала — нет.
• Появляется путаница в отчетности, подчиненности, оплате труда.
• Перестройка структуры требует согласования с сотрудниками, что влечет временны́е, финансовые и эмоциональные издержки.

Назначайте должности и создавайте подразделения не ради статуса, а по мере реальной потребности. Лучше позже добавить структуру, чем потом её ломать.

Не стоит слишком мелко дробить должности в штатном расписании без острой необходимости, т. е. брать одну функцию и вводить целую должность. На практике это создает лишние расходы и административные сложности. Могут появиться дополнительные затраты на специальную оценку условий труда (СОУТ). 

Еще одна проблема дробления — сложности с загрузкой сотрудника. Нередко под отдельные узкие функции пытаются ввести самостоятельные должности: например, «менеджер по найму», «менеджер по адаптации и мотивации», «менеджер по социальной работе». Но по сути, всё это — часть работы одного менеджера по персоналу. Или другой пример дробления одной должности: «бухгалтер по заработной плате», «бухгалтер по материалам», «бухгалтер по взаиморасчетам».

Пытаясь закрыть каждую задачу отдельной штатной единицей, легко получить ситуацию, когда сотруднику просто не хватит дел на полный рабочий день. При этом расширить его обязанности без письменного согласия работника нельзя, а соглашаться на дополнительные задачи сотрудники готовы далеко не всегда. Чаще всего только за доплату. В итоге вы получаете лишнюю штатную единицу с неполной загрузкой и дополнительные затраты на ФОТ.

Практичный подход здесь такой: если объем работы большой, лучше нанять несколько специалистов на одну и ту же должность (например, 2–4 менеджера по персоналу или 2–3 бухгалтера) и распределить между ними участки работы, заранее предусмотрев взаимозаменяемость. Так вы сохраните гибкость, избежите лишних расходов на СОУТ и сможете эффективнее управлять загрузкой персонала.

Графа 4: Количество штатных единиц

Указывается нужное количество сотрудников по каждой должности с учетом полных и неполных ставок. Кроме полной ставки — 1,0, можно использовать дробные значения. Например, 0,25, 0,5, 1,25, 2,75.

Вы можете суммировать неполные ставки только по одной и той же должности. Например, вам нужно два уборщика: один на полный рабочий день, а другой на половину дня или на пару часов. В Штатном расписании можно указать количество штатных единиц: 1,25.

Важный нюанс: если должности формально отличаются, даже незначительно, то они считаются разными. Например, «Уборщик» и «Уборщик служебных помещений» — их ставки не суммируются и указываются отдельно. Например, 1,0 и 0,25 соответственно.

Практические советы:

Не бойтесь дробей. Такие ставки — это норма. И помогает экономить на зарплате в том случае, когда реальной работы на два часа, но если ввести полную ставку, то придется платить работнику за то, чего он не делает. А сотрудник со своей стороны будет также чувствовать себя некомфортно или даже пользоваться ситуацией, растягивая работу на целый день.

Следите за точностью. Если сотрудник работает 3 часа в день, то при 8-часовом рабочем дне это не «примерно 0,5», а 0,375.

Графа 5: Тарифная ставка (оклад)

Указывается размер фиксированной части зарплаты. Если в штатном расписании обозначена полная ставка, а работник принимается, переводится или берет дополнительно часть работы по указанной должности, либо обязанности по одной ставке делят несколько сотрудников, то в трудовом договоре/дополнительном соглашении указывают часть занимаемой им ставки. Например: «С оплатой труда 0,25% от должностного оклада по штатному расписанию 50000,00 рублей в месяц».

Указание разных окладов для одинаковых должностей недопустимо.

Графы 6, 7, 8: Надбавки

Здесь указываются обязательные, регулярные выплаты, которые установлены законом, начисляются вне зависимости от результатов работы сотрудника, так как являются постоянной частью заработной платы:

• районные коэффициенты; 
• доплаты за вредность; 
• стимулирующие выплаты; 
• компенсационные надбавки. 

Указывать такие выплаты можно в денежном выражении или в процентах. А коэффициент просто цифрой, например, 1,2. 

Персональные надбавки, премии, бонусы не включаются в штатное расписание.

Северную надбавку указывать в штатном расписании не нужно, потому что ее размер зависит от стажа работы в регионе, возраста, длительности проживания на Севере. Достаточно сделать ссылку на документ, который устанавливает эту надбавку, в графе «Примечание».

Графа 9: Всего в месяц

Общая сумма зарплаты с учетом всех надбавок. Эту графу можно не заполнять, если надбавки указаны в процентах. Но лучше всё‑таки посчитать и внести итоговую сумму: это делает штатное расписание нагляднее. Если позже понадобится эта информация, расчеты всё равно придется проводить — проще сделать их один раз сразу. 

Графа 10: Примечания

Здесь указывается важная дополнительная информация, которая необходима для понимания условий труда и оплаты: ссылки на локальные акты, отметки о вакантных должностях, особенности оплаты труда.

В конце документа ставятся подписи лиц, ответственных за его составление.

Утверждение документа

Утверждают штатное расписание приказом, за подписью директора или другого уполномоченного лица. Приказ составляют в произвольной форме, например, так:

Само штатное расписание обычно является приложением к этому приказу.
После издания приказа в форме № Т-3, вручную заполняется соответствующее поле для реквизитов документа об утверждении (вверху листа справа: Утверждено приказом…)

В своей форме можно предусмотреть гриф утверждения.

Срок действия и внесение изменений

Срок действия штатного расписания законодательно не установлен. Оно действует на постоянной основе, до замены новым или внесения изменений.

Теоретически оно может быть утверждено разово и действовать постоянно, если нет изменений. А практически, учитывая требование трудового законодательства об индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги, раз в год (некалендарный) штатное расписание будет меняться.

Как вносить изменения

Изменения вносятся в любое время, когда в этом есть необходимость. Сделать это можно двумя способами:

1. Путем издания приказа о внесении изменений в штатное расписание (ввод/вывод или переименование должности). Приказ издается в произвольной форме. Можно указать, с какой целью, какого рода изменения вносятся, с какого числа и на какой период. При необходимости указать лиц, ответственных за уведомление работников, получение согласия, оформление дополнительных соглашений к трудовым договорам. А также указать должностное лицо, ответственное за контроль за исполнением приказа. 
2. Оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его приказом. Это целесообразно в следующих случаях:

• изменения размеров окладов и составных частей заработной платы;
• реорганизации структуры компании;
• сокращения штата или численности работников организации.

Ознакомление работников, хранение документа, ответственность

Знакомить работников под подпись со штатным расписанием не нужно, так как это не локальный акт, непосредственно связанный с их трудовой деятельностью. Исключение, если вы прописали такую обязанность в коллективном договоре, соглашении или ЛНА.

Работнику, по письменному заявлению, можно предоставить выписку из штатного расписания. Установленной формы такого документа нет и организации могут создать свою. Выписка для сотрудника должна содержать данные только о его должности и выплатах.

Хранить штатные расписания и приказы, их утверждающие, можно в отделе кадров, либо где удобно. Специальных требований законодательство к этому вопросу не предъявляет. А вот срок хранения — постоянно, до ликвидации компании.

За отсутствие штатного расписания возможно привлечение к административной ответственности по п.1 или п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штатное расписание — это отражение управленческой дисциплины. Оно показывает, насколько чётко вы понимаете, кто и за что отвечает в компании, и как контролируете свои расходы. Его сила не в формальном заполнении граф, а в системном подходе: каждый внесенный оклад, подразделение или изменение — это осознанное решение, которое можно объяснить и защитить. Когда документ согласован с реальностью и внутренними актами, он перестает быть поводом для претензий и превращается в инструмент уверенности перед налоговой, инспекторами, судом и даже перед самим собой. 

Делайте штатное расписание актуальным не потому, что «надо», а потому, что это помогает строить бизнес, в котором всё на месте.