В Трудовом кодексе нет прямого требования разрабатывать должностные инструкции. Но есть другое, куда более важное правило: работник должен быть ознакомлен со своими обязанностями до подписания трудового договора. И здесь у работодателя два законных варианта:
- Подробно прописать должностные обязанности в трудовом договоре.
- Разработать и утвердить должностную инструкцию.
👉 На практике удобнее использовать второй вариант.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция защищает интересы сторон в спорных ситуациях. Это локальный нормативный документ организации, который:
- регулирует права, обязанности, полномочия и ответственность работника;
- описывает трудовой процесс по каждой конкретной должности.
📌Формально — должностная инструкция не обязательна. А фактически — без нее сложнее управлять персоналом, оценивать работу и защищать позицию работодателя в спорных ситуациях.
Зачем нужна инструкция
Правильно составленный документ решает сразу несколько задач.
- Упрощает процесс найма. Помогает корректно сформулировать требования к вакансии, провести собеседование и понять, соответствует ли кандидат требованиям компании. Дает соискателю возможность объективно оценить свои навыки, знания, опыт и возможности.
- Облегчает адаптацию сотрудника, потому что отвечает на ключевые вопросы: что именно, как и в какие сроки должен делать работник; к кому обращаться за помощью; какие последствия будут, если обязанности не выполняются.
- Позволяет объективно оценивать работу сотрудника в период испытательного срока; при оценке добросовестности выполнения трудовой функции; при перераспределении обязанностей; при временном переводе на другую работу.
- Помогает улаживать конфликты и применять дисциплинарные меры. Когда обязанности зафиксированы, спор «я не знал / это не моя работа» теряет смысл.
- Дает основание для мотивированного отказа в приеме на работу. Если соискатель запросит письменный отказ, инструкция помогает корректно его обосновать.
- Защищает интересы сторон в спорных ситуациях. И работника, и работодателя — за счет четко зафиксированных правил.
Какими бывают должностные инструкции
По содержанию они делятся на два вида:
- Индивидуальные — разрабатываются для сотрудников со специфическим кругом обязанностей, например, топ-менеджеров или узкопрофильных специалистов.
- Типовые. Используются для работников, занимающих одну и ту же должность с одинаковым набором функций.
Как оформить документ
Есть два варианта оформления — и у каждого свои важные нюансы:
- Приложение к трудовому договору. В этом случае инструкция становится его неотъемлемой частью. Любые изменения возможны только с согласия работника и оформляются дополнительным соглашением.
- Отдельный локальный нормативный акт. Такую инструкцию можно изменять в одностороннем порядке, если изменения не ухудшают положение работника. Но главное — сотрудник должен быть ознакомлен с новой информацией под подпись.
👉 Работодатели чаще всего выбирают второй вариант, потому что он гибче в управлении.
Как разрабатывается должностная инструкция
Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности, которые есть в штатном расписании (включая вакантные).
Основа для разработки инструкции:
- квалификационные характеристики из ЕКСД;
- профессиональные стандарты, действующие в РФ.
Для должностей, по которым предусмотрены льготы, компенсации или ограничения эти документы обязательны.
Хотя Квалификационные справочники и Профессиональные стандарты не всегда обязательны и работодатель имеет право устанавливать свои требования к должности с учетом специфики деятельности, рекомендую все же придерживаться их требований. На практике их использование:
- значительно упрощает разработку инструкции;
- практически исключает риск ухудшить положение работника;
📌 Ключевое требование к любому ЛНА — не противоречить законодательству и не ухудшать положение работника. Такие пункты, при возникновении спорной ситуации, не будут иметь юридической силы.
Кто разрабатывает и утверждает инструкцию
Разработать Должностную инструкцию может директор компании или назначенный им сотрудник. Чаще всего это менеджер по персоналу, юрист, руководитель структурного подразделения.
👉 На практике работодатели часто используют комбинированный подход: HR готовит проект, согласует его с руководителем подразделения и юристом, после чего документ утверждает руководитель организации.
📌 Юридическую силу должностная инструкция приобретает только после утверждения работодателем и ознакомления работника под подпись.
Основные разделы
1. Заголовок:
- наименование организации;
- грифы согласования (если используется) и утверждения;
- наименование должности по штатному расписанию;
- документ-основание для разработки инструкции.
2. Общие положения:
- структурное подразделение, в котором сотрудник будет исполнять обязанности (если оно предусмотрено в штатном расписании);
- подчиненность работника;
- перечень структурных подразделений или должностей работников, подчиненных ему в процессе работы;
- порядок назначения и освобождения от должности;
- порядок замещения на время отсутствия работника;
- требования к образованию, стажу, квалификации, дополнительной профессиональной подготовке;
- организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет деятельность.
3. Функциональные и должностные обязанности
Самый объемный и значимый раздел, в котором формулируется трудовая функция работника, описываются все порученные ему задачи в рамках должности.
- Функциональные обязанности — это обобщенные направления деятельности.
- Должностные обязанности — конкретные действия для достижения целей.
📌 Пример: Функциональная обязанность прораба — контроль качества строительных работ. Она включает конкретные должностные обязанности: входной контроль материалов, операционный контроль, принятие мер для устранения выявленных дефектов.
❗ Если вам пока сложно сформулировать функциональные обязанности, то не будет ошибкой указать только должностные обязанности.
4. Права работника.
Нужно перечислить все права, которые предоставлены работнику во взаимоотношении с другими сотрудниками организации, для качественного выполнения работы. Например:
- какие предложения и корректировки можно вносить в рабочий процесс;
- какой инвентарь и другие ресурсы использовать для выполнения своих обязанностей;
- доступ к какой информации можно потребовать для выполнения работы;
- к кому и по какому поводу может обращаться сотрудник.
5. Ответственность работника. Определяются последствия за:
- неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей;
- нарушение внутренних регламентов;
- нарушение прав других работников.
📌 Практическая рекомендация: количество пунктов в разделе «Права работника» должно быть не меньше, чем в разделе «Ответственность».
Утверждение инструкции
Утвердить должностную инструкцию можно поставив в правом верхнем углу первой (титульной) страницы гриф утверждения. Он состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (печатается без кавычек), наименования должности руководителя, его подписи, фамилии и инициалов, даты утверждения. Но это необязательное требование.
Руководитель может расписаться, например, на последней странице. Его подпись является подтверждением, что работодатель знает, какая информация содержится в инструкции. Если выбран этот способ, то дополнительно нужно издать приказ «Об утверждении должностной (-ных) инструкции (-ий)».
Ознакомление и выдача документа сотруднику
Если инструкция — приложение к трудовому договору, она автоматически становится его неотъемлемой частью. А если это отдельный ЛНА, работодатель обязан:
- ознакомить сотрудника с документом под подпись;
- по письменному заявлению сотрудника выдать копию в течение трех рабочих дней.
На практике целесообразно:
- выдать сотруднику копию сразу;
- обязать хранить ее на рабочем месте, чтобы в случае спорных вопросов, иметь возможность оперативно свериться с документом.
Факт ознакомления с инструкцией и получения копии можно зафиксировать:
- в трудовом договоре записью «С должностной инструкцией ознакомлен, копию на руки получил», проставлением даты и подписи работника;
- в Журнале ознакомления с ЛНА;
- в Листе ознакомления с должностной инструкцией;
- на последней странице инструкции;
- в ином документе, принятом в организации.
Как вносить изменения
Порядок зависит от оформления:
- Если инструкция — приложение к трудовому договору. Изменения вносятся через дополнительное соглашение. Не менее чем за два месяца до внесения изменений, нужно письменно уведомить работника о предстоящем изменении существенных условий трудового договора и получить его согласие (или отказ).
- Если инструкция — отдельный документ. Работодатель может действовать в одностороннем порядке. Для этого издается приказ об изменении инструкции с указанием оснований и перечня изменений. А потом вносятся изменения. Есть два способа:
- дополнение предыдущей инструкции «Листом внесения изменений», в котором указываются: дата, номер пункта, основание и содержание изменений; подписи ответственного и работника, дата ознакомления;
- утверждение Должностной инструкции в новой редакции: отметку «Новая редакция» можно сделать на титульном листе документа.
❗Если изменения кардинально меняют трудовую функцию, это уже перевод на другую работу, а не корректировка инструкции. В таком случае по закону действует иная процедура.
Типичные ошибки при работе с должностными инструкциями
- Относиться к инструкции как к формальности. Например, использовать шаблоны из интернета, не адаптировав под компанию.
- Не учитывать реальную специфику работы и опыт сотрудников. Недостаточно взять типовые обязанности из Квалификационного справочника и Профстандартов. Вернее будет уточнить у опытных сотрудников важные детали, обсудить правила работы с учетом особенностей бизнеса.
- Использовать в тексте инструкции много сложных формулировок и чрезмерное цитировать ТК РФ. Формулировки в таких документах получаются слишком абстрактными и не отражают реальный рабочий процесс.
Когда инструкцию подписывают «не читая», риск конфликтов и нарушений возрастает. Задача кадровика — настоять на осознанном ознакомлении сотрудника с документом.
