Оформление трудового договора: подробный чек-лист

Содержание

Трудовой договор — это не шаблон «на подпись». В нем важны не общие слова, а детали, которые могут стать предметом вопросов, споров и проверок. От формулировок зависит, как будут трактоваться условия работы, обязанности и ответственность сторон. Эта статья — практический чек-лист: как правильно оформить трудовой договор, что обязательно, а где чаще всего ошибаются.

Общие правила оформления трудового договора

Перед тем как переходить к содержанию трудового договора, определим базовые вещи:

стороны договора — Работник и Работодатель;
заключается только в письменной форме: бумажной или электронной;
оформляется в двух экземплярах;
подписывается обеими сторонами;
один экземпляр обязательно передается работнику;
факт получения подтверждается подписью работника на экземпляре работодателя.

📌Единой формы трудового договора не существует. Нет и обязанности разработать и утвердить в компании какую-то одну определенную форму договора — главное, чтобы были учтены все обязательные условия.

Что обязательно нужно включить в трудовой договор

Содержание трудового договора регламентируется статьей 57 ТК РФ. Обязательные сведения и условия, которые должны быть включены в договор, обеспечивают юридическую силу документа и защищают интересы как работника, так и работодателя.

Обязательные сведения:

✅ ФИО работника и наименование работодателя (ФИО работодателя — физического лица).

✅ Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица.

✅ ИНН работодателя (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями).

✅ Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор и основание его полномочий: устав, доверенность, решение учредителей.

✅ Место и дата заключения договора.

👉 Если вы забыли внести какие-то сведения, впишите их в оба экземпляра договора от руки (ст. 65 ТК РФ). Также лучше удостоверить их заверительной записью, хотя в статье закона это не указано.

👉 Если работник принимается для работы в филиале организации, то в трудовом договоре надо указать реквизиты и филиала, и головной организации, а подписывает документы только уполномоченное лицо.

Пример 1:

Пример 2:

Обязательные условия:

✅ Место работы. Это конкретная организация — юридическое лицо, имеющее свое наименование. Практические варианты:

если сотрудник будет работать в головном офисе, то можно указать «местом работы является адрес фактического нахождения работодателя»;
если несколько офисов в одном городе и сотрудник будет работать в разных местах — достаточно указать организацию и населенный пункт без улицы, номера дома и офиса;
если филиал, где будет работать сотрудник, находится в другой местности — обязательно указываем его наименование и местонахождение.

👉 Такой подход избавляет от заключения дополнительных соглашений к трудовым договорам при переездах компании в другое здание или офис или при перемещении сотрудника из офиса в офис.

✅ Трудовая функция. Это работа по должности или конкретный вид поручаемой работы:

Работа по должности (профессии, специальности с указанием квалификации) в соответствии со штатным расписанием. Если законодательством предусмотрены льготы, компенсации или ограничения, ее наименование должно строго соответствовать профстандартам или квалификационным справочникам.
Конкретный вид поручаемой сотруднику работы. Закон не раскрывает, что именно считается «конкретным видом работы», поэтому формулировка может использоваться, как самостоятельное описание либо дополнять название должности.

Пример 1:

Пример 2:

📌Ст. 60 ТК РФ: запрещено требовать выполнение работы, не обусловленной трудовым договором.

✅ Дата начала работы и срок договора. Важно различать даты подписания договора и начала работы — они могут не совпадать.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем. Сотрудник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. А если дата начала не указана, то на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

В срочном трудовом договоре (на срок до пяти лет) дополнительно указывается:

срок действия;
основание (обстоятельства, причины) для заключения такого вида договора.

Срочный договор может быть заключен:

на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы;
на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
для выполнения сезонных работ;
для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;
с поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы;
с принимаемыми для выполнения определенной работы, завершение которой не может быть определено конкретной датой.

По соглашению сторон срочный трудовой договор может заключаться:

с пенсионерами по возрасту, а также с теми, кому по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, разрешена работа исключительно временного характера;
с поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;
с руководителями, их заместителями и главными бухгалтерами организаций;
с поступающими на работу по совместительству.

📌 Полный перечень оснований для заключения срочного трудового договора приведен в статье 59 ТК РФ.

Момент окончания срока действия такого договора может определяться:

конкретной датой;
истечением календарного срока действия трудового договора;
действием или событием, например, таким, как выход на работу основного сотрудника, окончание сезона;
соглашением о выполнении объема заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не смогли определить конкретной датой или увязать с конкретным сроком.

Примеры формулировок Срочного трудового договора:

Если ни одна из сторон не потребовала расторжения договора в связи с истечением срока, а сотрудник продолжает работу, договор считается заключенным на неопределенный срок. Подписывать Дополнительное соглашение о том, что договор теперь считается заключенным на неопределенный срок — не обязательно.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок (бессрочным). Указывать в договоре: «заключен на неопределенный срок» — не обязательно.

✅ Условия оплаты труда:

система оплаты труда (повременная, сдельная и пр.);
размер должностного оклада (тарифной ставки) по штатному расписанию;

👉 Формулировка «оплата согласно штатному расписанию» без указания размера оклада — это нарушение трудового законодательства!

доплаты, надбавки, премии, компенсационные выплаты:

👉 Эти условия можно прямо указать в договоре, либо сделать отсылку к соответствующему ЛНА работодателя или коллективному договору, предусматривающему основания и условия их выплаты.

место, сроки, порядок выплаты заработной платы;
форма выплаты заработной платы;

👉 При наличии коллективного договора, допустимо указать в трудовом договоре: «Выплата заработной платы производится не реже, чем каждые полмесяца, в дни, установленные правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором».

📌 Грубая ошибка написать в трудовом договоре: «Выплата заработной платы производится не реже, чем каждые полмесяца, в дни, установленные правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими ЛНА работодателя».

Пример формулировки при отсутствии коллективного договора:

✅ Режим рабочего времени и отдыха. Эти условия должны быть закреплены в ПВТР. В трудовом договоре можно сделать ссылку на них. Но, если режим рабочего времени работника будет отличаться от общего, это обязательно прописывается:

неполный рабочий день или неделя;
работа только в одну смену при многосменном режиме работы;
разделение рабочего дня на части;
гибкий график;
дополнительные перерывы или выходные.
ненормированный рабочий день и компенсации за это;

👉 Если должность не включена в перечень с ненормированным рабочим днем, утвержденный работодателем — работа считается сверхурочной и оплачивается дополнительно.

✅ Гарантии и компенсации за работу во вредных условиях. Если сотрудник принимается для работы в соответствующих условиях, прописываются характеристики этих условий труда, гарантии и компенсации:

повышенная оплата;
сокращенное рабочее время;
дополнительные дни отпуска;
выдача средств индивидуальной защиты, спецодежды, моющих средств;
выдача молока и спецпитания за счет работодателя;
прохождение медосмотров за счет работодателя.

Эти условия указываются в соответствии с результатами СОУТ.

✅ Характер работы. Это обязательный пункт трудового договора, если деятельность сотрудника отличается от обычной, что влияет на режим рабочего времени. Характер работы может быть:

подвижным (в разных местах);
разъездным (не командировки, а курьеры, торговые представители, водители);
в пути;
дистанционным;
удаленным;
вахтовым методом;
по совместительству.

👉 Для дистанционных работников важно корректно указать место работы: «вне места расположения работодателя» с уточнением формата. Например, «по месту жительства работника». Если работа выполняется на территории клиентов, это также нужно зафиксировать с указанием организаций и их адресов.

👉 Компенсации расходов для работников с разъездным или подвижным характером работы могут быть установлены коллективным договором, соглашениями или ЛНА. В трудовом договоре оптимально делать отсылку к таким документам — это упростит внесение необходимых изменений в дальнейшем.

✅ Условия труда на рабочем месте. Вносится информация по данным СОУТ:

класс условий труда;
наличие вредных и (или) опасных производственных факторов;
средства защиты от их воздействия (в т. ч. санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и другие).

👉Если СОУТ еще не проводилась, допустимо до ее проведения указывать в трудовом договоре общую характеристику условий труда на данном рабочем месте (описание рабочего места, используемое оборудование и особенности работы с ним). После проведения специальной оценки необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, чтобы дополнить его недостающими сведениями.

Пример формулировки:

✅ Социальное страхование. Это условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными ФЗ:

от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
о пенсионном страховании.

👉По вашему усмотрению: можно расписать виды страхования либо использовать формулировку: «Работник подлежит обязательному социальному страхованию в порядке и на условиях, установленных трудовым законодательством РФ».

✅ Дополнительные условия. Можно включать в договор, если они не ухудшают положение работника:

Об уточнении места работы (о структурном подразделении и месте его нахождения, или о конкретном рабочем месте, например, о механизме, агрегате).
О неразглашении охраняемой законом тайны: государственной, служебной, коммерческой и иной.
Об обязанности отработать после обучения, если оно проводилось за счет работодателя.
О видах и условиях дополнительного страхования работника.
О дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.
Об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи.
Об испытании с указанием конкретного срока. Если такое условие не включено в трудовой договор, работник считается принятым на работу без испытательного срок.
Права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством, локальными нормативными актами, а также вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Условие дополнительное, но работник может не знать законодательства. Рекомендую все же включить в трудовой договор часть положений статей 21, 22 ТК РФ, а на остальные сослаться отдельным пунктом договора. Тем более что законодательно невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.

Примеры формулировок:

Ознакомление с ЛНА

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить нового сотрудника под подпись с ЛНА связанными с его трудовой деятельностью:

положением о защите персональных данных;
правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
положением об оплате труда;
должностной инструкцией;
коллективным договором (если он есть в организации).

Допустим любой удобный для работодателя способ:

делать отметку об ознакомлении на самом ЛНА (на последней странице, в конце текста);
оформить отдельный Лист ознакомления со всеми ЛНА на каждого работника. В этом случае название каждого ЛНА указывается отдельно (удобно в виде таблицы) и напротив ставится подпись работника, дата ознакомления и другие реквизиты, принятые у работодателя;
создать отдельные Листы ознакомления к каждому ЛНА;
создать Журнал ознакомления с ЛНА (этот способ рекомендуют контролирующие органы).

📌Главная задача — отразить информацию, что работник был ознакомлен с этими документами именно до подписания трудового договора (ст.68 ТК РФ). Особенно если возник спорный вопрос.

👉 Оптимально фиксировать первое ознакомление прямо в тексте трудового договора. А в будущем выбрать один из указанных выше способов или использовать любой удобный формат. Пример:

Важные нюансы, которые не регулируются законом

Помимо обязательных требований, при оформлении трудового договора часто возникают вопросы, которые напрямую не регулируются законом. Они не влияют на действительность договора, но важно понимать, как с ними правильно работать:

Если трудовой договор на нескольких страницах, не лишним будет пронумеровать каждую из них и ставить подписи «Работник» — «Работодатель» на каждой.
Печать работодателя необязательна в трудовом договоре, но если она поставлена — это не ошибка.
Нумерация трудовых договоров также необязательное требование. Ориентируйтесь на способы ведения делопроизводства, принятые в компании: так, как вам будет удобнее найти экземпляр договора при необходимости.

Трудовой договор — это не формальность, а документ, который:

задает рамки трудовых отношений;
защищает обе стороны;
первым попадает в руки проверяющих.

Используйте этот материал как рабочий чек-лист: при найме, проверке шаблонов или если есть сомнения. Чем аккуратнее договор на старте, тем меньше вопросов к нему потом — и у работника, и у контролирующих органов.